Digitalizacija kao alternativa “brdu papira”: Kako se čuvaju važne arhive u Srpskoj

07.06.2023. | 07:22

Centralni digitalizovani sistem sa centralnim serverom na kojem će se nalaziti arhivska građa institucija i ustanova kojoj se u svakom trenutku može pristupiti – tako bi, ukratko, trebalo da izgleda moderna, efikasna i “neuništiva” arhiva. Umjesto toga, arhive javnih institucija u Srpskoj i dalje su, uglavnom, brda papira koje ni Zakon o arhivskoj djelatnosti nije baš najpreciznije definisao.

Struka kaže da se ta nepreciznost djelimično može opravdati činjenicom da ovaj Zakon datira iz 2008. godine, kada na našim prostorima pitanje digitalizacije i nije bilo u fokusu, ali to nije njegova jedina “mana”.

Naime, Zakon propisuje da nadzor nad arhivama republičkih institucija ima Ministarstvo prosvjete i kulture i Arhiv Republike Srpske. Prema njegovim odredbama, ako se u postupku stručnog nadzora ustanovi da institucija nemarno ili nestručno čuva javnu arhivsku ili dokumentarnu građu, pa usljed toga prijeti opasnost od njenog otuđenja, oštećenja ili uništenja, direktor nadležnog arhiva donosi rješenje kojim nalaže sprovođenje mjera materijalne zaštite, sređivanja, evidentiranja građe, kao i rok za otklanjanje nedostataka.

Ukoliko to ne učini, protiv institucije se može podnijeti žalba, nakon čega su propisane i novčane kazne do 15 hiljada maraka, ali je, uprkos toj odredbi, nejasno ko kaznu izriče i ko je i kako provodi.

Da je pitanje arhivske građe “vruće”, pokazuje i primjer Srbije koja je novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj djelatnosti počela da primjenuje u februaru 2021. godine, uz opasku tamošnjih stručnjaka da u toj oblasti “više ništa neće biti isto”.

Srbija je, zapravo, novim Zakonom utvrdila uslove za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala, regulativu koja se odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku, nadležnost i djelatnost javnih arhiva, ostavljajući prostor i za popularizaciju i osnivanje privatnih arhiva u smislu posebne djelatnosti.

Ono što je u tom Zakonu posebno važno je uvođenje novih obaveza u pogledu postupanja sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, a cilj zakonodavca bio je da uvođenjem procedura u postupanju i periodičnim izvještavanjem nadležnog javnog arhiva uvede red u ovu oblast po uzoru na Evropsku uniju.

Uvođenje reda, a zatim i digitalizacija, pitanja su od javnog interesa, smatra i struka u Srpskoj, podsjećajući da je čak i najbolje uređenu papirnu arhivu lako izgubiti ili bez nje ostati u slučaju elementarnih nepogoda i nepredviđenih situacija. To se, između ostalih, dogodilo i Arhivu BiH, kada su u požaru od prije desetak godina nestali dokumenti stari više od vijeka, a mnogo toga je izgubljeno i u Doboju, nakon potopa iz 2014. godine.

Preciznije tumačenje zakonskih odredbi, ali i stanja javnih arhiva i nadzora nad njima, pokušali smo da dobijemo iz Arhiva RS, ali, uprkos obećanjima, nismo dobili odgovor.

IRB kao “najsvježiji” primjer

Prije godinu dana, Banjalučane je uznemirila vijest o velikom požaru u zgradi Investiciono-razvojne Banke Republike Srpske, a osim materijalne štete, glavno pitanje bilo je – šta je sa arhivom. Iz ove institucije tada su tvrdili da su uspjeli da je sačuvaju jer su dokumentaciju imali i u elektronskoj formi, na serveru na drugoj lokaciji.

Iz ove banke za BL portal objašnjavaju da dokumentaciju arhiviraju u skladu sa Zakonom i Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju i arhiviranju. Takođe, poštujući proceduru za redovno pravljenje rezervnih kopija podataka informacionog sistema i povrat podataka iz rezervnih kopija, vrši se dnevna, sedmična i mjesečna kopija podataka koji nastaju tokom radnih procesa banke.

„Dnevni bekapi se kreiraju svakog radnog dana i čuvaju najmanje dvije sedmice na lokalnom i na eksternom disku, sedmični se čuvaju najmanje tri sedmice na eksternim diskovima u iznajmljenom sefu i na serveru, a mjesečni se čuvaju najmanje četiri mjeseca, na trakama u iznajmljenom sefu, na bezbjednoj eksternoj lokaciji“, navode iz ove institucije, napominjući da primjenjuju sistem za upravljanje dokumentima – „DMS”, kroz koji se skeniraju i čuvaju gotovo svi dokumenti banke u digitalnom formatu.

U IRB-u tvrde da im je u planu i uspostavljanje izdvojenog, sekundarnog DATA centra za potrebe oporavka informacionog sistema banke.

Srđan Banović, BL portal